अनुपालन निगरानी और सुरक्षा प्रबंधन में सामान्य जानकारी का उपयोग किया जाता है, लेकिन ये अलग-अलग प्रश्नों के उत्तर देते हैं: क्या आवश्यकता पूरी हुई है और क्या जोखिम नियंत्रित है। किसी ऑडिट में कोई अनियमितता न पाए जाने से यह सिद्ध नहीं होता कि परिचालन संबंधी खतरे मौजूद नहीं हैं।
शुरुआत में क्या परिभाषित करना आवश्यक है?
इसमें शामिल गतिविधियों, संगठनों और इंटरफेसों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। एक मैट्रिक्स बनाएं जो आवश्यकता और उसके संशोधन को प्रक्रिया, जिम्मेदार व्यक्ति, कार्यविधि और साक्ष्य से जोड़ता हो। जहां लागू हो, वहां प्रावधान की प्रयोज्यता और उसे बाहर रखने का कारण स्पष्ट करें।
विनियमन (ईयू) संख्या 139/2014 का ADR.OR.D.005 यह लक्षित संचालकों के लिए प्रबंधन प्रणाली का मानदंड निर्धारित करता है। कार्यान्वयन को संगठन और वास्तविक संचालन के अनुरूप बनाया गया है, जिसमें प्रलेखित प्रक्रियाएं और ट्रैकिंग तंत्र शामिल हैं।
एक उपयोगी ऑडिट कैसे तैयार किया जाता है?
मापदंड, नमूना, अवधि और विधियों को परिभाषित करें: दस्तावेज़ समीक्षा, साक्षात्कार और क्षेत्र अवलोकन। प्रासंगिक अनुबंधित गतिविधियों को शामिल करें और लेखापरीक्षक की लेखापरीक्षित गतिविधि से स्वतंत्रता सुनिश्चित करें। सत्यापन योग्य साक्ष्य के बिना चेकलिस्ट पर्याप्त नहीं है।
निष्कर्ष में आवश्यकता, देखी गई स्थिति और उससे संबंधित रिकॉर्ड का वर्णन किया गया है। यदि साक्ष्य की अनुपलब्धता के कारण किसी नियंत्रण का सत्यापन नहीं किया जा सकता है, तो इस सीमा को दर्ज करें; सत्यापन की कमी को अनुकूल निष्कर्ष में परिवर्तित न करें।
जोखिम मूल्यांकन कैसे किया जाता है?
खतरे, अवांछित घटना और परिणामों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। परिदृश्य और जोखिम का वर्णन करें, फिर मौजूदा नियंत्रणों का दस्तावेजीकरण करें। संभाव्यता और गंभीरता का मूल्यांकन स्पष्ट मानदंडों और उपलब्ध डेटा का उपयोग करके किया जाता है, न कि केवल मैट्रिक्स के रंग के आधार पर।
अवशिष्ट जोखिम के लिए, बताएं कि उपाय क्या बदलता है और आप इसके कार्य को कैसे सत्यापित करते हैं। निर्भरताओं की पहचान करें: एक ही व्यक्ति द्वारा, एक ही गलत जानकारी के आधार पर किए गए दो नियंत्रण आवश्यक रूप से स्वतंत्र नहीं होते हैं। जोखिम स्वीकृति को संगठन द्वारा निर्धारित स्तर पर प्रलेखित किया जाता है।
किसी निष्कर्ष को कैसे समाप्त किया जाता है?
समस्या के समाधान को मूल कारण के निवारण से अलग करें। प्रकाश व्यवस्था ठीक करने से विशिष्ट दोष दूर हो जाता है; मूल कारण विश्लेषण के लिए सर्किट, सुरक्षा प्रणाली या निरीक्षण अनुसूची में बदलाव की आवश्यकता हो सकती है। उपाय साक्ष्य द्वारा समर्थित कारण का समाधान करना चाहिए।
कार्यवाही रजिस्टर में जिम्मेदार व्यक्ति, समय सीमा, कार्यान्वयन दस्तावेज और प्रभावशीलता सत्यापन का विवरण होता है। प्रशासनिक समापन को जमीनी सत्यापन का विकल्प नहीं माना जाना चाहिए। बार-बार पाई जाने वाली कमियों के लिए पिछले कारणों और उपायों का पुनर्मूल्यांकन आवश्यक है।
प्रबंधन को क्या रिपोर्ट किया जाता है और बोली के लिए क्या भेजा जाता है?
परिभाषा, स्रोत, आधार और विश्लेषण आवृत्ति वाले संकेतक चुनें। कई घटनाओं की व्याख्या परिचालन की मात्रा और रिपोर्टिंग संस्कृति में बदलाव के साथ की जानी चाहिए। लंबित कार्रवाइयों, प्रमुख जोखिमों और आवश्यक निर्णयों को प्रस्तुत करें।
बोली लगाने के लिए, संगठनात्मक चार्ट, नियमावली, कार्यक्षेत्र, लेखापरीक्षा कार्यक्रम और रजिस्टरों के गुमनाम उदाहरण भेजें। यह स्पष्ट करें कि आपको निदान, कार्यप्रणाली में व्यापक सुधार, विशिष्ट लेखापरीक्षा या कार्य योजना के कार्यान्वयन में सहायता की आवश्यकता है या नहीं।