Η διαχείριση μιας επένδυσης απαιτεί μια σαφή σύνδεση μεταξύ αυτού που πρέπει να παραδοθεί, των απαραίτητων δραστηριοτήτων, των πόρων και του κόστους. Ένα χρονοδιάγραμμα χωρίς εξαρτήσεις ή μια αναφορά με αδικαιολόγητα ποσοστά δεν δείχνει αρκετά νωρίς πού υπάρχει καθυστέρηση.
Πώς ορίζετε τη βάση ελέγχου του έργου;
Διαχωρίστε το έργο σε παραδοτέα και πακέτα εργασίας. Για κάθε ένα από αυτά, καθορίστε τον υπεύθυνο, τα κριτήρια αποδοχής, τις εισροές και τον προϋπολογισμό. Συμφωνήστε για τη γραμμή βάσης για το πεδίο εφαρμογής, το χρονοδιάγραμμα και το κόστος πριν από την παρακολούθηση.
Κάντε διάκριση μεταξύ ενός αναπτυγμένου εγγράφου και ενός που έχει επαληθευτεί, εγκριθεί ή γίνει αποδεκτό. Αυτές οι καταστάσεις έχουν διαφορετικές επιπτώσεις στα επόμενα στάδια και δεν πρέπει όλες να αναφέρονται ως "ολοκληρωμένες".
Πώς κατασκευάζεται ένα ολοκληρωμένο χρονοδιάγραμμα;
Συνδέστε τις μελέτες, τον σχεδιασμό, την αδειοδότηση, την προμήθεια, την εκτέλεση και την ανάθεση μέσω πραγματικών σχέσεων. Συμπεριλάβετε τα ημερολόγια εργασίας, την πρόσβαση στον χώρο και τις αποφάσεις των πελατών. Ελέγξτε την κρίσιμη διαδρομή και τα χρονικά περιθώρια, όχι μόνο την εμφανιζόμενη ημερομηνία λήξης.
Οι ενημερώσεις πρέπει να χρησιμοποιούν επαληθευμένα επιτεύγματα και τις υπόλοιπες εκτιμώμενες διάρκειες. Διατηρήστε το χρονοδιάγραμμα βάσης και το ιστορικό αναθεωρήσεων για να εξηγήσετε το αποτέλεσμα μιας αλλαγής. Η μετακίνηση όλων των δραστηριοτήτων σε νέα ημερομηνία χάνει πληροφορίες σχετικά με την αιτία.
Πώς συσχετίζετε τη φυσική πρόοδο με το κόστος;
Ορίστε κανόνες μέτρησης για τα πακέτα: αποδεκτές ποσότητες, επαληθεύσιμα στάδια ή παραδοτέα. Μην υποθέτετε ότι το τιμολογημένο ποσοστό είναι ίσο με το φυσικό ποσοστό που επιτεύχθηκε. Διαχωρίστε τις δεσμεύσεις, τα τιμολόγια, τις πληρωμές και την εκτίμηση του υπολειπόμενου κόστους.
Μια χρήσιμη αναφορά συγκρίνει την πραγματική πρόοδο με το σχέδιο και εξηγεί την απόκλιση, το πιθανό αποτέλεσμα και την απαραίτητη απόφαση. Για κρίσιμες δραστηριότητες, επισημάνετε τις ελλείπουσες πληροφορίες και την προθεσμία για την επίλυσή τους, ώστε να αποφευχθούν τα σημεία συμφόρησης.
Πώς ελέγχονται οι αλλαγές και οι κίνδυνοι;
Κάθε πρόταση αλλαγής πρέπει να περιγράφει τον λόγο, τον αντίκτυπο στο πεδίο εφαρμογής, το χρονοδιάγραμμα, το κόστος και τις λειτουργίες. Προσδιορίστε τις απαραίτητες εγκρίσεις και ενημερώστε τη βασική γραμμή ελέγχου μόνο μετά την τεκμηρίωση της απόφασης. Οι κίνδυνοι και τα προβλήματα που έχουν ήδη προκύψει παρακολουθούνται ξεχωριστά.
Για τις δημόσιες επενδύσεις, τα τεκμηριωμένα σημεία αναφοράς από GD αρ. 907/2016 και τις συμβατικές υποχρεώσεις πρέπει να ενσωματωθούν στο σχέδιο. Εάν Αριθμός Γενικού Κανονισμού 1/2018 εφόσον ισχύει, το συμβατικό κύκλωμα πρέπει να αντικατοπτρίζεται ξεχωριστά από τις διοικητικές αναφορές. Ένας διαχειριστής έργου δεν αποκτά αυτόματα τα καθήκοντα του Επόπτη ή άλλους ρυθμιζόμενους ρόλους.
Ποιες πληροφορίες χρειάζονται για την υποβολή προσφορών;
Παρέχετε το πεδίο εφαρμογής του έργου, τις συμβάσεις, το τρέχον στάδιο, τον προϋπολογισμό, το χρονοδιάγραμμα και τη λίστα συμμετεχόντων. Προσδιορίστε εάν η εντολή καλύπτει τον σχεδιασμό, την εκτέλεση ή ολόκληρο τον κύκλο και ποιες αποφάσεις μπορεί να συντονίσει ο σύμβουλος.
Τα παραδοτέα μπορούν να περιλαμβάνουν το σχέδιο διαχείρισης, το ολοκληρωμένο χρονοδιάγραμμα, τα αρχεία καταγραφής κινδύνων και αλλαγών και τις περιοδικές αναφορές. Η συχνότητα και το επίπεδο λεπτομέρειας ορίζονται με βάση τον ρυθμό του έργου και τις αποφάσεις του πελάτη, χωρίς περιττές αναφορές.
Δείτε επίσης το τεχνικό κεφάλαιο στον οδηγό