Η παρακολούθηση της συμμόρφωσης και η διαχείριση της ασφάλειας χρησιμοποιούν κοινές πληροφορίες αλλά απαντούν σε ξεχωριστά ερωτήματα: εάν η απαίτηση πληρούται και εάν ο κίνδυνος ελέγχεται. Ένας έλεγχος χωρίς μη συμμορφώσεις δεν αποδεικνύει από μόνος του την απουσία λειτουργικών κινδύνων.
Τι πρέπει να οριστεί στην αρχή;
Οριοθετήστε τις δραστηριότητες, τους οργανισμούς και τις διεπαφές που περιλαμβάνονται. Δημιουργήστε έναν πίνακα που συνδέει την απαίτηση και την αναθεώρησή της με τη διαδικασία, το υπεύθυνο άτομο, τη διαδικασία και τα αποδεικτικά στοιχεία. Σημειώστε την εφαρμοσιμότητα και τον λόγο εξαίρεσης μιας διάταξης, όπου ισχύει.
ADR.OR.D.005 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 139/2014 αποτελεί το σημείο αναφοράς του συστήματος διαχείρισης για τους στοχευόμενους φορείς εκμετάλλευσης. Η εφαρμογή προσαρμόζεται στον οργανισμό και τις πραγματικές λειτουργίες, με τεκμηριωμένες διαδικασίες και μηχανισμούς παρακολούθησης.
Πώς προετοιμάζετε έναν χρήσιμο έλεγχο;
Ορίστε τα κριτήρια, το δείγμα, την περίοδο και τις μεθόδους: ανασκόπηση εγγράφων, συνέντευξη και παρατήρηση πεδίου. Συμπεριλάβετε σχετικές συμβατικές δραστηριότητες και διασφαλίστε την ανεξαρτησία του ελεγκτή από την ελεγχόμενη δραστηριότητα. Μια λίστα ελέγχου δεν επαρκεί χωρίς επαληθεύσιμα στοιχεία.
Το εύρημα περιγράφει την απαίτηση, την παρατηρούμενη κατάσταση και το αρχείο που την υποστηρίζει. Εάν ένας έλεγχος δεν μπορεί να επαληθευτεί λόγω έλλειψης πρόσβασης σε στοιχεία, καταγράψτε τον περιορισμό. Μην μετατρέψετε την έλλειψη επαλήθευσης σε ευνοϊκό συμπέρασμα.
Πώς δημιουργείτε μια αξιολόγηση κινδύνου;
Διατυπώστε με σαφήνεια τον κίνδυνο, το ανεπιθύμητο συμβάν και τις συνέπειες. Περιγράψτε το σενάριο και την έκθεση και, στη συνέχεια, καταγράψτε τους υπάρχοντες ελέγχους. Η πιθανότητα και η σοβαρότητα αξιολογούνται χρησιμοποιώντας σαφή κριτήρια και διαθέσιμα δεδομένα, όχι μόνο το χρώμα ενός πίνακα.
Για τον υπολειπόμενο κίνδυνο, εξηγήστε τι αλλάζει το μέτρο και πώς επαληθεύετε τη λειτουργία του. Προσδιορίστε τις εξαρτήσεις: δύο έλεγχοι που εκτελούνται από το ίδιο άτομο, με βάση τις ίδιες λανθασμένες πληροφορίες, δεν είναι απαραίτητα ανεξάρτητοι. Η αποδοχή κινδύνου τεκμηριώνεται στο επίπεδο που έχει ορίσει ο οργανισμός.
Πώς κλείνετε ένα εύρημα;
Διαχωρίστε τη διόρθωση της κατάστασης από την ενέργεια που αντιμετωπίζει τη βασική αιτία. Η επιδιόρθωση μιας μονάδας φωτισμού εξαλείφει το συγκεκριμένο ελάττωμα. η ανάλυση της βασικής αιτίας μπορεί να απαιτεί αλλαγή ενός κυκλώματος, προστασίας ή προγράμματος επιθεώρησης. Το μέτρο πρέπει να αντιμετωπίζει την αιτία που υποστηρίζεται από αποδεικτικά στοιχεία.
Το μητρώο ενεργειών περιέχει το υπεύθυνο άτομο, την προθεσμία, το έγγραφο εφαρμογής και την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας. Το διοικητικό κλείσιμο δεν πρέπει να αντικαθιστά την επαλήθευση πεδίου. Τα επαναλαμβανόμενα ευρήματα απαιτούν επαναξιολόγηση προηγούμενων αιτιών και μέτρων.
Τι αναφέρετε στη διοίκηση και τι στέλνετε για υποβολή προσφορών;
Επιλέξτε δείκτες με ορισμό, πηγή, παρονομαστή και συχνότητα ανάλυσης. Ορισμένα γεγονότα θα πρέπει να ερμηνεύονται μαζί με τον όγκο των λειτουργιών και τις αλλαγές στην κουλτούρα αναφοράς. Παρουσιάστε τις εκκρεμείς ενέργειες, τους σημαντικούς κινδύνους και τις απαραίτητες αποφάσεις.
Για υποβολή προσφορών, στείλτε το οργανόγραμμα, τα εγχειρίδια, το πεδίο δραστηριότητας, το πρόγραμμα ελέγχου και ανώνυμα παραδείγματα μητρώων. Προσδιορίστε εάν χρειάζεστε διάγνωση, αναθεώρηση μεθοδολογίας, συγκεκριμένο έλεγχο ή υποστήριξη στην εφαρμογή του σχεδίου δράσης.
Συμβουλευτείτε το τεχνικό κεφάλαιο στον οδηγό